PDF vs PDF/A: diferencias, versiones y cuándo usar cada uno
PDF y PDF/A son formatos con propósitos muy diferentes. Conoce las diferencias clave, las versiones disponibles y cuándo conviene usar cada uno para tus documentos.
Si trabajas con documentos digitales en entornos profesionales, administrativos o legales, es probable que hayas encontrado referencias a PDF/A. Aunque suena similar al PDF convencional, son formatos con propósitos y características fundamentalmente diferentes. Confundirlos puede causar problemas: desde documentos rechazados en trámites oficiales hasta archivos que no se podrán leer dentro de 10 años.
En esta guía exhaustiva te explicamos qué es PDF/A, cómo se diferencia del PDF normal, qué versiones existen y cuándo deberías usar cada formato.
¿Qué es PDF/A y para qué sirve?
PDF/A (la «A» significa Archive, archivo) es un subconjunto estandarizado del formato PDF diseñado específicamente para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Fue desarrollado conjuntamente por la industria y organismos de normalización, y se publicó como estándar ISO 19005.
Su objetivo principal es garantizar que un documento se pueda abrir y visualizar exactamente igual dentro de 10, 50 o 100 años, independientemente del software, sistema operativo o hardware que se utilice en ese momento. Para lograr esto, PDF/A impone restricciones estrictas sobre qué elementos puede contener un documento.
Las 7 diferencias clave entre PDF y PDF/A
Estas son las diferencias fundamentales que debes conocer:
- Fuentes tipográficas: PDF/A exige que todas las fuentes estén completamente incrustadas en el documento. Un PDF normal puede simplemente referenciar fuentes del sistema operativo, lo que significa que si esa fuente no está instalada en el ordenador del lector, el texto se mostrará con una fuente sustituta (posiblemente alterando el diseño).
- JavaScript y código ejecutable: PDF/A prohíbe terminantemente cualquier tipo de JavaScript o código ejecutable. Esto elimina un vector de ataque de seguridad y garantiza que el documento sea puramente estático. Los PDF normales pueden contener scripts para cálculos en formularios, validaciones y automatizaciones.
- Contenido multimedia: PDF/A no permite audio ni vídeo incrustado. Un PDF normal puede incluir archivos multimedia reproducibles, algo común en presentaciones interactivas o materiales educativos.
- Cifrado y contraseñas: PDF/A prohíbe el cifrado con contraseña. La filosofía es que un documento archivado debe ser accesible siempre: si se pierde la contraseña, el documento quedaría irrecuperable, lo que contradice el propósito de preservación. Los PDF normales pueden usar cifrado AES-256.
- Enlaces externos: PDF/A no permite referencias a recursos externos (enlaces a páginas web, archivos adjuntos de otros formatos en PDF/A-1 y PDF/A-2). Todo el contenido debe ser autónomo. Si un enlace externo deja de existir en 20 años, el documento quedaría incompleto.
- Transparencia y capas: PDF/A-1 (la versión más estricta) no permite transparencia ni capas. Las versiones PDF/A-2 y posteriores sí las permiten, lo que fue un avance importante para la compatibilidad con documentos de diseño moderno.
- Metadatos: PDF/A requiere metadatos XMP (Extensible Metadata Platform) obligatorios que describen el documento. En un PDF normal estos metadatos son opcionales. Los metadatos XMP garantizan que el documento sea catalogable e indexable por sistemas de archivo.
Versiones de PDF/A: ¿cuál elegir?
Desde su primera publicación en 2005, el estándar PDF/A ha evolucionado en varias versiones, cada una con diferentes niveles de restricción y capacidades:
PDF/A-1 (ISO 19005-1, año 2005)
La versión original y más estricta. Basada en PDF 1.4. No permite transparencia, capas, compresión JPEG2000 ni archivos adjuntos. Tiene dos niveles de conformidad: PDF/A-1a (accesibilidad completa, con estructura de etiquetas y orden de lectura) y PDF/A-1b (nivel básico, solo garantiza la reproducción visual).
PDF/A-2 (ISO 19005-2, año 2011)
Basada en PDF 1.7. Añade soporte para transparencia, capas opcionales, compresión JPEG2000 y la posibilidad de adjuntar otros archivos PDF/A. Mantiene tres niveles: PDF/A-2a, PDF/A-2b y PDF/A-2u (como 2b pero con mapeo Unicode para todo el texto).
PDF/A-3 (ISO 19005-3, año 2012)
Idéntica a PDF/A-2 pero con una diferencia crucial: permite adjuntar archivos de cualquier formato (XML, CSV, CAD, hojas de cálculo, etc.). Esto es especialmente útil para facturación electrónica (como el estándar Factur-X/ZUGFeRD), donde se adjunta un XML con los datos estructurados de la factura dentro del PDF visual.
PDF/A-4 (ISO 19005-4, año 2020)
La versión más reciente, basada en PDF 2.0. Simplifica los niveles de conformidad (solo PDF/A-4, PDF/A-4e para ingeniería y PDF/A-4f para adjuntos). Incluye mejoras en accesibilidad y elimina algunas restricciones obsoletas de versiones anteriores.
Recomendación: Para la mayoría de casos, PDF/A-2b es la mejor opción. Ofrece un buen equilibrio entre compatibilidad y funcionalidad. Si necesitas adjuntar archivos no-PDF, usa PDF/A-3b. Si la administración o tu sector exige una versión específica, consulta sus requisitos.
¿Cuándo debes usar PDF/A?
- Archivado de documentos legales y contratos: Escrituras, testamentos, contratos de larga duración que deben ser reproducibles décadas después.
- Administraciones públicas: Muchas administraciones en España y la UE exigen o recomiendan PDF/A para documentación oficial (Esquema Nacional de Interoperabilidad).
- Facturación electrónica: El estándar Factur-X (Francia) y ZUGFeRD (Alemania) requieren PDF/A-3 con datos XML adjuntos.
- Registros médicos y financieros: Documentos que deben conservarse durante períodos legales específicos (15 años en el caso de historiales médicos en España).
- Proyectos de digitalización: Cuando se digitalizan archivos históricos en papel, el resultado se almacena en PDF/A para preservación.
- Cumplimiento normativo: Regulaciones como eIDAS (firma electrónica en la UE) referencian PDF/A como formato de archivado recomendado.
¿Cuándo NO necesitas PDF/A?
- Documentos de uso cotidiano que no necesitan archivado a largo plazo (notas, borradores, documentos temporales).
- PDFs interactivos con formularios dinámicos, cálculos JavaScript o contenido multimedia.
- Documentos que necesitan protección con contraseña (incompatible con PDF/A).
- Archivos que necesitan enlazar a recursos externos (sitios web, bases de datos).
- Uso interno donde controlas el software de visualización.
Cómo convertir un PDF a PDF/A con AhoraPDF
Convertir un PDF existente a formato PDF/A requiere procesamiento server-side ya que implica verificar y ajustar múltiples aspectos del documento (incrustar fuentes faltantes, eliminar JavaScript, convertir elementos no conformes, añadir metadatos XMP). Nuestra herramienta PDF a PDF/A en AhoraPDF automatiza todo este proceso.
El proceso analiza el documento, identifica los elementos no conformes con el estándar PDF/A, los corrige automáticamente y genera un nuevo archivo que cumple con la norma ISO 19005. Las fuentes se incrustan completamente, el JavaScript se elimina, los metadatos se completan y los colores se convierten al espacio de color adecuado.
Cómo verificar si un PDF ya es PDF/A
No siempre es obvio si un PDF cumple con el estándar PDF/A. Puedes verificarlo de varias formas:
- Adobe Acrobat Reader: Abre el PDF y mira la barra azul superior. Si es PDF/A, mostrará un mensaje indicando la versión de conformidad.
- Metadatos del archivo: Usa nuestra herramienta Metadatos PDF para inspeccionar los metadatos XMP. Los archivos PDF/A incluyen un campo específico de conformidad.
- Validadores online: Existen herramientas especializadas como veraPDF (open source) que realizan una validación exhaustiva del cumplimiento del estándar.