Cómo rellenar un formulario PDF: guía paso a paso
¿Te han enviado un formulario PDF para rellenar y no sabes cómo? Te explicamos cómo cumplimentar formularios interactivos y planos, añadir tu firma y enviarlos correctamente.
Los formularios PDF son ubicuos en la vida moderna: solicitudes de empleo, formularios de inscripción, declaraciones fiscales, contratos, partes médicos, solicitudes bancarias, formularios de seguros... Es difícil pasar una semana sin encontrarse con un PDF que necesita ser rellenado.
En esta guía te explicamos cómo rellenar cualquier tipo de formulario PDF, desde los interactivos (con campos editables) hasta los planos (sin campos), incluyendo cómo añadir tu firma y enviarlos correctamente.
Tipos de formularios PDF
Formularios interactivos (con campos editables)
Fueron creados con herramientas como Adobe Acrobat, LibreOffice o herramientas de formularios online. Tienen campos donde puedes hacer clic y escribir directamente:
- Campos de texto: Para escribir nombre, dirección, email, etc.
- Casillas de verificación: Para marcar opciones (sí/no, acepto términos).
- Botones de opción: Para seleccionar una opción entre varias.
- Listas desplegables: Para elegir una opción de una lista predefinida.
- Campos de fecha: Para seleccionar fechas con formato específico.
- Campos de firma: Para añadir una firma digital.
Formularios planos (sin campos editables)
Son PDFs que visualmente parecen formularios pero no tienen campos editables. Fueron creados escaneando un formulario en papel o exportando sin activar campos de formulario. Para rellenar este tipo de formularios necesitarás herramientas de edición de PDF.
Cómo rellenar un formulario interactivo
En Adobe Acrobat Reader (gratuito)
- Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader.
- Haz clic en cada campo y escribe la información solicitada.
- Usa Tab para pasar al siguiente campo.
- Para casillas de verificación, haz clic para marcar/desmarcar.
- Ve a «Archivo» → «Guardar como» para guardar una copia con los datos rellenados.
En el navegador web
- Abre el PDF en el navegador (arrastra el archivo a una pestaña nueva).
- Haz clic en los campos y rellena la información.
- Para guardar, usa el botón de descarga del visor PDF del navegador.
- Nota: Algunos campos complejos pueden no funcionar correctamente en el visor del navegador.
Importante: Cuando guardes un formulario rellenado, usa siempre «Guardar como» y elige un nombre diferente al original. Así mantienes una copia en blanco del formulario.
Cómo rellenar un formulario plano (sin campos)
- Accede a la herramienta Editar PDF en ahorapdf.com/editar-pdf.
- Sube el formulario PDF.
- Usa la herramienta de texto para añadir texto en cada campo del formulario.
- Ajusta el tamaño de la fuente para que el texto quepa en los espacios designados.
- Para casillas de verificación, añade una «X» o «✓».
- Descarga el PDF rellenado.
Cómo añadir tu firma al formulario
- Herramienta Firmar PDF: Usa ahorapdf.com/firmar-pdf para dibujar tu firma con el ratón o dedo, escribirla con fuente caligráfica o subir una imagen escaneada.
- Firma digital en Acrobat: Adobe Acrobat Reader tiene una herramienta de firma integrada (icono de pluma).
- Imagen de firma: Escanea tu firma, guárdala como PNG transparente y pégala como imagen con la herramienta Editar PDF.
Para contratos y documentos legales importantes, considera usar una herramienta de firma electrónica cualificada (como Cl@ve firma en España, DocuSign o HelloSign) que proporcione validez legal conforme al Reglamento eIDAS.
Qué hacer después de rellenar el formulario
Aplanar el formulario
Si envías un formulario interactivo rellenado, el destinatario podría modificar tus respuestas. Usa la herramienta Aplanar PDF de AhoraPDF para convertir los campos editables en texto fijo inmutable.
Proteger con contraseña
Si el formulario contiene información sensible, protégelo con contraseña usando la herramienta Proteger PDF.
Comprimir antes de enviar
Los formularios con imágenes insertadas pueden crecer en tamaño. Usa Comprimir PDF antes de enviarlo por correo electrónico.
Problemas comunes y soluciones
Los campos no se pueden editar
Puede que el formulario esté aplanado, protegido con contraseña de permisos, o que necesites un visor más compatible como Adobe Acrobat Reader.
El texto no cabe en el campo
Algunos formularios tienen campos con tamaño fijo. Intenta usar una fuente más pequeña o abreviar donde sea posible.
No se guarda el contenido rellenado
Algunos PDFs tienen restricciones que impiden guardar datos de formulario. La solución es rellenar el formulario e inmediatamente usar «Imprimir» → «Guardar como PDF».
Preguntas frecuentes
¿Se pueden rellenar formularios PDF en el móvil?
Sí. En iPhone puedes usar la app Archivos o Adobe Acrobat Reader. En Android, Adobe Acrobat Reader o Google Drive permiten rellenar formularios interactivos. Para formularios planos, AhoraPDF funciona desde el navegador móvil.
¿Los datos del formulario son seguros?
Con AhoraPDF, todos los datos se procesan en tu navegador y nunca se envían a ningún servidor. Los datos permanecen exclusivamente en tu dispositivo.